Los sistemas ERP, conocidos por sus siglas como Enterprise Resource Planning o sistemas de planificación de recursos empresariales, son sistemas informáticos que ayudan a gestionar la información de una empresa. Pueden abarcar varias áreas de la empresa para aglutinar información de distintos departamentos como el de RRHH o el de distribución entre otros. De esta forma, la organización logra gestionar de manera más eficiente sus recursos y aumentar su productividad.
Ventajas del uso de un ERP
Algunas de las ventajas que nos ofrecen estos sistemas ERP para la empresa son:
- Automatización de procesos de la empresa.
- Integración de las bases de datos de la empresa en un solo sistema.
- Disponer de la información de la organización centralizada en un mismo programa para poder utilizarla en cualquier momento.
- Ahorro de tiempo.
- Integración con soluciones de Business Intelligence.
- Generación de informes gracias a los datos recogidos en el sistema que arrojen información esencial para valorar el estado de la empresa.
- Optimizar los procesos de la organización.
- Permite tener un mayor control sobre los procesos y detectar errores para solventarlos a tiempo.
- Mejorar la atención al cliente, ya que en el sistema ERP centralizaremos nuestra base de datos de clientes y podremos localizar más rápido todos sus datos asociados.
- Aumento de la seguridad de la empresa gracias al uso de un sistema EPR protegido y seguro, capaz de generar copias de seguridad y de filtrar el acceso para evitar el robo de datos confidenciales.
- Reducción de los costes asociados a la gestión de la información de la empresa.
- Aumento de la rentabilidad y productividad.
Fases de integración del sistema ERP en la empresa
Para implementar un sistema ERP en una empresa podemos distinguir entre tres fases que regularán el proceso de trabajo.
- Análisis y planificación: En la primera fase se analizarán las necesidades de la empresa para poder diseñar junto a los desarrolladores un sistema ERP que se amolde a dichas necesidades y ofrezca soluciones que le ayuden a crear un software a medida de la organización.
- Configuración y desarrollo: En esta fase comienza la implementación del software y se realizarán pruebas para comprobar su buen funcionamiento y su integración con otros sistemas de la empresa.
- Puesta en marcha y control: En la última fase se comenzará a utilizar formalmente el sistema ERP por la empresa, realizando controles periódicos con la finalidad de corregir errores y realizar actualizaciones que nos permitan adaptarnos a nuevas necesidades que puedan surgir en la organización.
Cabe destacar que es importante que cuando se pone en marcha un sistema ERP en la empresa es esencial que sus empleados conozcan y se formen en el uso de este software para que puedan usarlo correctamente, puesto que de no ser así la implementación del ERP no serviría de nada y podría suponer una ralentización de los procesos. Es importante que todos estén informados de la implementación del software y que reciban la formación adecuada para comenzar a usarlo eficientemente y poderse beneficiar de todas las ventajas del uso de un sistema ERP.
El tiempo de implementación de los sistemas de gestión empresarial dependen de multitud de factores, puesto que si se desean incluir numerosas funcionalidades en el sistema los desarrolladores necesitarán más tiempo para programar un software a medida. Por otro lado, los proveedores que ofrezcan sistemas ERP prediseñados nos ofrecen una mayor rapidez de implementación del programa en la empresa. El tiempo de adaptación de los miembros de la organización en general a este nuevo sistema también influirá en el tiempo total de integración del software.
Tipos de sistemas ERP
Según su diseño
- A medida: El desarrollo de este sistema se realiza incluyendo funcionalidades específicas según las necesidades de la compañía. Por otro lado, esta personalización del programa informático supone un precio más elevado. Si la empresa puede abordar el coste de un ERP a medida puede convertirse en una opción excelente por su gran potencial y su total adaptación a las necesidades y procesos empresariales.
- Predefinido: Las empresas pequeñas podrán decantarse por un software ERP prediseñado, que incluya funcionalidades estándar para poder ayudarle con la gestión de su negocio sin necesidad de realizar una gran inversión.
Según su alojamiento
- Local: el software ERP local se aloja en los servidores de la propia empresa, lo cual permite salvaguardar al máximo la confidencialidad de los datos y aporta una mayor seguridad. Por otro lado, limitan el uso del sistema solo en aquellos dispositivos informáticos en los cuales el programa esté instalado.
- En la nube: Los ERP en la nube o también conocidos como ERP SaaS se encuentran alojados en servidores externos que pertenecen a los proveedores de dicho software. Esto permite poder acceder al sistema desde cualquier dispositivo, esté instalado de forma local o no. Por otro lado, los datos de la empresa no se hallan en sus servidores propios si no que se alojan en los servidores del proveedor de software; aunque en los últimos tiempos los proveedores ofrecen sistemas de encriptado que permiten ofrecer una seguridad máxima a las empresas.
Según su solución
- EPR horizontales: Abarcan una serie de prestaciones que son válidas para todas las empresas en general, independientemente de su sector, aunque posteriormente pueden personalizarse parcialmente mediante módulos para adaptarse a requerimientos específicos.
- ERP verticales: Este software se adapta a las necesidades de cada sector (industria, alimentación, hostelería, sanidad…) para poder ofrecer funciones que sean particulares de cada uno de ellos.
Según su desarrollo
- Código abierto: Los software ERP open source son libres y permiten que el usuario pueda descargar el código de forma directa. No tienen una licencia privativa y pueden usarse de forma gratuita.
- Código privado: Son sistemas por los que hay que abonar una cantidad de dinero determinada al desarrollador para poderlos implementar en la empresa. Ofrecen una mayor garantía en su desarrollo y personalización.
Según su nivel o tier
- Tier 1: Sistemas ERP muy potentes y de gran tamaño que poseen una amplia variedad de funcionalidades, por ello poseen un precio elevado. Están orientados a granes empresas y multinacionales que necesiten un mayor nivel de personalización.
- Tier 2: Disponen de menos funcionalidades y también de un precio más reducido que los software de nivel 1, pero son igual de eficientes. Muy recomendables para empresas de tamaño mediano.
- Tier 3: Tienen funcionalidades básicas para facilitar la gestión de pequeñas empresas que tengan unas necesidades limitadas y definidas. Su precio es muy asequible.
Sistemas ERP para grandes empresas y PyMES
Un sistema ERP es un software de gestión que puede implementarse en cualquier empresa, bien sean de gran tamaño o PyMES con departamentos muy reducidos que necesiten gestionar aspectos básicos de la contabilidad y administración de su empresa.
En SocialOnce diseñamos y desarrollamo a medida todo tipo de software de gestión empresarials adaptado a las necesidades de cada organización. Nos ponemos a disposición de las grandes empresas y PyMES que hayan apostado por la digitalización de su negocio incluyendo un sistema ERP, un programa informático que les ayudará a mejorar la gestión de su empresa y optimizar sus recursos para ahorrar en tiempo y dinero.
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